Die Vorteile Der Papierlosen Gehaltsabrechnung

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-08-25 03:46

Die Gehaltsabrechnung erfordert nicht mehr, dass Sie Berge von Papierkram ausdrucken und pflegen. Die heutigen Online-Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme helfen kleinen Unternehmen dabei, den Prozess vollständig papierlos zu gestalten.

Anstatt Abrechnungsberichte ausdrucken zu müssen, Mitarbeiter mit Papierschecks zu bezahlen und Zeiterfassung und Anwesenheit über ein Papierarbeitszeitblatt vorzunehmen, können Sie mit Online-Abrechnungsprogrammen all diese Aufgaben elektronisch erledigen.

"Die papierlose Lohn- und Gehaltsabrechnung beschreibt, wie eine gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung verarbeitet werden kann, ohne dass Papier anfällt", sagte Eric Wade, Experte für papierlose Lohn- und Gehaltsabrechnung beim Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemanbieter Paychex gegenüber Business News Daily.

"Es gibt mehrere Komponenten einer papierlosen Gehaltsabrechnung, einschließlich der elektronischen Erfassung der Arbeitszeit von Mitarbeitern, der Bezahlung von Mitarbeitern über elektronische Zahlungsmethoden (gegenüber einem handelbaren Scheck), der elektronischen Zustellung von Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter, der elektronischen Erstellung von Gehaltsabrechnungsberichten und der Zustellung von W-2s an Mitarbeiter elektronisch ", sagte er. [Siehe verwandte Geschichte: Best Payroll Services]

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Während die Online-Erledigung all dieser Aufgaben einige Kleinunternehmer nervös machen kann, bietet die Führung einer papierlosen Gehaltsabrechnung eine Reihe von Vorteilen. Vor allem ist es eine extrem grüne Praxis, sagte Wade.

"Die Umstellung auf papierlose Lohn- und Gehaltsabrechnung ist umweltfreundlich und erfordert weniger Papier und Druckressourcen", sagte er.

Die Vorteile beschränken sich jedoch keineswegs auf Umweltvorteile. Es gibt auch enorme Kosteneinsparungen. Laut Wade haben Untersuchungen der Electronics Payments Association und der American Payroll Association (APA) ergeben, dass Unternehmen zwischen 2, 87 und 3, 15 USD pro Gehaltslauf sparen, wenn sie ihre Mitarbeiter elektronisch bezahlen, z. B. per Bankeinzug, anstatt per Scheck. Unternehmen sparen weitere 1, 20 US-Dollar, indem sie online Gehaltsabrechnungen anbieten.

"Darüber hinaus gibt der APA an, dass bei Verlust eines Schecks und bei Bedarf ein zusätzlicher Kostenvorteil von 8 bis 10 US-Dollar pro Ersatzscheck erzielt werden kann", sagte Wade.

Papierlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme tragen auch dazu bei, dass Kleinunternehmer ihre Steuern pünktlich bezahlen und einreichen, sagte Tomer London, Mitbegründer und Chief Product Officer des Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemanbieters Gusto. In papierlosen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogrammen werden alle lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Steuern automatisch erfasst, sodass Unternehmer nicht mehr daran denken müssen, Formulare einzusenden oder Zahlungen zu leisten, so London.

"Die manuelle Ausführung der Gehaltsabrechnung ist ein zeitaufwändiger, komplizierter und fehleranfälliger Prozess", sagte London. "Infolgedessen wird jedes Jahr ein Drittel der Kleinunternehmer mit einer Geldstrafe belegt, weil sie ihre Lohnsteuern falsch eingereicht oder bezahlt haben."

Wade wies auf einige andere Vorteile der papierlosen Gehaltsabrechnung hin:

• Das spart Zeit - Arbeitgeber sparen die Zeit, die sie für die Vorbereitung von Schecks, die Zustellung von Schecks an Mitarbeiter, die Behebung verlorener und nicht zugestellter Schecks, die Behebung von Problemen beim Einlösen von Schecks und die Behandlung von Betrugsproblemen aufgewendet hätten. Unternehmen sparen auch die Zeit, die sie für die Beantwortung von Mitarbeiterfragen aufgewendet hätten, die die Mitarbeiter durch die Online-Anzeige ihrer Informationen lösen könnten.
• Zuverlässigkeit - Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter unabhängig von Feiertagen oder unerwarteten Ereignissen wie schlechtem Wetter oder Naturkatastrophen pünktlich bezahlen. Die Mitarbeiter wissen, dass sie pünktlich bezahlt werden und nicht zur Arbeit kommen müssen, um ihre Schecks abzuholen oder auf die Zustellung ihrer Schecks zu warten.
• Zugänglichkeit - Arbeitgeber haben bequemen Zugriff auf ihre Gehaltsdaten online oder über ein mobiles Gerät. Die Mitarbeiter haben auch bequemen Zugriff auf ihre Gehaltsdaten, zu denen häufig personenbezogene Daten, Direkteinzahlungsdaten, Gehaltsabrechnungen und W-2-Beträge gehören.

Laut London ist die papierbasierte Gehaltsabrechnung von Natur aus manuell und unterteilt, während papierlose Systeme zahlreiche Integrationen mit gängiger Buchhaltungssoftware wie QuickBooks und Xero ermöglichen.

"Die Mitarbeiter müssen Abrechnungseinträge nicht mehr manuell erfassen", sagte London.

Bevor Unternehmen jedoch vollständig papierlos arbeiten, sollten sie zunächst sicherstellen, dass ihre Bundesstaaten dies zulassen. Wade sagte, bestimmte Staaten fordern von Arbeitgebern, Schecks als Zahlungsoption anzubieten, während andere Staaten vorschreiben, dass Mitarbeiter die Online-Auslieferung von Paystubs ablehnen können.

Darüber hinaus verlangt der Internal Revenue Service, dass alle Mitarbeiter dem Erhalt ihrer W-2-Formulare online zustimmen. Mitarbeiter, die nicht zustimmen, müssen eine Papierversion erhalten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, worauf Sie in einem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem achten müssen, lesen Sie unseren Einkaufsführer für Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme. Wenn Sie wissen, was Sie wollen, empfehlen wir Ihnen, sich darüber zu informieren, was wir als beste Abrechnungssysteme für eine Reihe von Geschäftsarten empfehlen.