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Früher oder später sieht sich jeder Manager einer Situation gegenüber, in der ein Teammitglied keine guten Leistungen erbringt. Diese Person kann nachlassen oder es einfach nicht schaffen, ihre grundlegenden Aufgaben Woche für Woche zu erfüllen. In jedem Fall ist es frustrierend für das gesamte Team, besonders wenn die Situation den Fortschritt der Gruppe behindert.

Die Entlassung dieses Mitarbeiters ist jedoch möglicherweise noch nicht die Lösung. Gerry David, CEO des Getränkeherstellers Celsius Holdings, sagte, es sei wichtig, herauszufinden, warum der Mitarbeiter unterdurchschnittlich abschneide - es könne sich herausstellen, dass es nicht seine Schuld sei.

"Es kann viele gute Gründe dafür geben, dass ein Mitarbeiter die Erwartungen nicht erfüllt, und nur durch eine gute Kommunikation mit dem Mitarbeiter haben Sie die Möglichkeit, das Defizit zu beheben", sagte David. "Sie als Arbeitgeber können von Mängeln in Ihren Unternehmenserwartungen und Ihrem Managementsystem erfahren."

Wenn dem Mitarbeiter nach diesem Gespräch immer noch die Marke fehlt, ist es möglicherweise Zeit für ein wirkungsvolleres Vorgehen. Eine häufig angewandte Taktik ist der Leistungsverbesserungsplan (PIP), eine formelle Vereinbarung, in der die Ziele des Mitarbeiters dargelegt werden und was er oder sie tun kann, um sie effektiver zu erreichen. Nicht alle Organisationen verwenden PIPs, aber diejenigen, die sie häufig als Weckruf für das unterdurchschnittliche Teammitglied verwenden: Wenn die Erwartungen nach dem PIP weiterhin nicht erfüllt werden, kann dies zu einer Kündigung führen. [Siehe verwandte Geschichte: Soll ich einen unterdurchschnittlichen Mitarbeiter entlassen? ]

Natürlich ist ein PIP nicht Ihre einzige Option. Wenn Ihre Organisation über ein außergewöhnlich gutes Feedback verfügt, müssen Sie möglicherweise keines verwenden. Lisa Sterling, EVP und Chief People Officer des Human Capital Management-Technologieunternehmens Ceridian, sagte, ihr Unternehmen bevorzuge ständiges Coaching und Lernmöglichkeiten gegenüber PIPs.

"Wir haben festgestellt, dass PIPs eine Möglichkeit für Manager darstellen, schwieriges Feedback zu kommunizieren", sagte Sterling. "Wenn Sie Ihre Führungskräfte darin schulen, laufend Feedback zu geben und auftretende Leistungsprobleme zu beheben, ist ein PIP nicht mehr erforderlich."

In einigen Fällen ist jedoch ein PIP die beste Vorgehensweise, um einen Mitarbeiter wieder in die Spur zu bringen. Wenn Sie eines für einen Ihrer Mitarbeiter implementieren möchten, sollten Sie Folgendes wissen, um es für beide Seiten fair und vorteilhaft zu gestalten.

Den Plan entwickeln

Ein guter PIP sollte vier Schlüsselelemente enthalten, sagte Clarissa Cyrus, Senior Business HR-Partnerin beim Personal-Software-Unternehmen SilkRoad:

  1. Die Leistungsmängel.
  2. Messbare Verbesserungserwartungen.
  3. Ein angemessener, angemessener Zeitraum, in dem der Mitarbeiter seine Leistung verbessern kann.
  4. Detaillierte Folgen der anhaltenden Underperformance.

Es ist wichtig, absolut alles zu dokumentieren, jeden Schritt auf dem Weg, und den Mitarbeiter zu veranlassen, den Plan zu unterschreiben, falls das Endergebnis die Kündigung ist. Als Manager sollten Sie sich bei Ihrem HR-Geschäftspartner melden, um sicherzustellen, dass der Plan den Unternehmenskriterien entspricht und die im Plan verwendete Sprache der Situation entspricht, sagte Cyrus.

Sterling erinnerte die Arbeitgeber daran, dass das Vorhandensein der erforderlichen Unterlagen, die Ergreifung der entsprechenden Maßnahmen und die Einbeziehung des Einzelnen Sie nicht unbedingt vor einem Rechtsstreit schützen, aber es hilft, alle Ansprüche auf eine missbräuchliche Kündigung zu mindern, die der Mitarbeiter möglicherweise nachträglich geltend machen möchte.

Bereit zum Start? Hier ist eine Aufschlüsselung der einzelnen PIP-Elemente und deren Vorgehensweise.

Teil 1: Nennen Sie objektive Beispiele für Leistungsprobleme

Wenn Sie an einem Punkt angelangt sind, an dem Sie der Meinung sind, dass ein PIP erforderlich ist, haben Sie Ihrem Mitarbeiter wahrscheinlich bereits zahlreiche informelle Rückmeldungen dazu gegeben, was er oder sie falsch macht. Sterling stellte fest, dass die Dokumentation dieses Feedbacks wichtig ist und auch, ob dem Einzelnen ausreichend Zeit zur Verbesserung eingeräumt wurde. Sie betonte auch die Notwendigkeit eines unvoreingenommenen, objektiven Feedbacks, zu dem auch die Validierung durch andere Manager, Kollegen oder Kollegen gehören kann.

Ebenso sagte Cyrus, dass Ihre persönlichen Gefühle gegenüber dem Mitarbeiter von allem, was in den PIP einfließt, getrennt bleiben müssen.

"Es ist menschlich, dass Manager mit einem Mitarbeiter, der sein Leistungspotenzial nicht erreicht, frustriert sind", sagte Cyrus. "So schwierig es auch erscheinen mag, sie müssen persönliche Gefühle oder Frustrationen davon abhalten, ihre Bewertung der Leistung des Mitarbeiters zu beeinflussen."

Manager sollten verstehen, dass PIPs niemals verwendet werden sollten, um Verhaltensprobleme wie schlechte Anwesenheit oder unangemessene Kommunikation anzugehen, sagte Jennifer Lasater, Vizepräsidentin für Arbeitgeber- und Karrieredienste an der Kaplan University. Stattdessen sollten die im PIP dokumentierten Probleme mit Fähigkeiten oder Kenntnissen zusammenhängen, die dem Mitarbeiter fehlen, oder mit bestimmten Aufgaben, die er oder sie nicht regelmäßig ordnungsgemäß erledigt.

"Halten Sie sich fern von [Redewendungen] wie 'Sie immer'", fügte Lasater hinzu. "Geben Sie stattdessen [Fakten wie] an: 'Berichte sind am Montag um 10 Uhr morgens fällig, und am X-Datum haben Sie keinen Bericht eingereicht.'"

Teil 2: Klare Erwartungen, Maßnahmen und Metriken zur Verbesserung bereitstellen

Nachdem Sie die Leistungsprobleme des Mitarbeiters angegeben haben, sollten Sie mit dem Mitarbeiter zusammen einen Aktionsplan entwickeln, der Schulungen (falls erforderlich) und klare Benchmarks umfasst. Entscheiden Sie, welche Aufgaben erledigt werden sollen und wie Sie sie am besten messen können. Lasater merkte an, dass die Erstellung dieses Plans zusammen mit dem betreffenden Mitarbeiter das Verständnis und das Engagement des Mitarbeiters sicherstellen werde.

Cyrus sagte, das PIP sollte alle internen Ressourcen identifizieren, die verfügbar sind, um den Mitarbeiter bei der Erreichung seiner Leistungsziele (Schulungsprogramme, Mentoring usw.) zu unterstützen. Sie sagte auch, dass die im Plan festgelegten Erwartungen mit den Unternehmensrichtlinien und früheren Praktiken übereinstimmen sollten.

"Manager müssen sicherstellen, dass die Leistungserwartungen und -ziele angemessen sind und dass ihre Methode zur Messung der Verbesserung fair ist und mit ähnlichen Situationen übereinstimmt", sagte Cyrus.

Teil 3: Bestimmen Sie einen angemessenen Zeitrahmen für den Plan

Die meisten PIPs werden in Schritten zwischen 30 und 90 Tagen gemessen. Der angemessene Zeitrahmen für die vereinbarten Verbesserungen hängt von den Aufgaben des Mitarbeiters und der Art Ihres Geschäfts ab, sagte David. Es ist wichtig, die Umstände und die Verbesserungen zu berücksichtigen, zu denen Sie den Mitarbeiter auffordern, wenn Sie sich für einen fairen und angemessenen Zeitraum entscheiden.

"Wenn Sie Kernkraftwerke verkaufen, reichen 30 Tage möglicherweise nicht aus, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erzielen. Wenn Sie als Sachbearbeiter in der Poststelle arbeiten, reichen 30 Tage möglicherweise nicht aus", sagte David gegenüber Business News Daily. "Jede Situation ist anders und muss fair strukturiert sein."

Sie sollten auch bestimmte Punkte während des Plans festlegen, um mit dem Angestellten über seinen oder ihren Fortschritt zu überprüfen, gesagtes Lasater. Wenn der Mitarbeiter die im Plan genannten Kriterien nicht erfüllt, sollte dies mit dem Mitarbeiter während der Check-in-Besprechungen besprochen werden, sagte sie.

"Geben Sie konkrete Informationen darüber, wie oft sich Manager und Mitarbeiter treffen, um die Fortschritte des Mitarbeiters während des Plans zur Leistungsverbesserung zu besprechen", sagte sie. "Für den Manager ist es wichtig, sich an den Plan zu halten. Die Verpflichtung des Managers, sich regelmäßig mit dem Mitarbeiter zu treffen, unterstreicht dem Mitarbeiter, dass der Manager der Verbesserung verpflichtet ist."

Teil 4: Skizzieren Sie die Konsequenzen

Ihr PIP muss kristallklar sein, was passiert, wenn die festgelegten Erwartungen nicht erfüllt werden. Dies kann ein Verlust bestimmter Privilegien, eine vorübergehende Einstellung des Arbeitsverhältnisses oder, wie am häufigsten, eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses sein.

Während der Mitarbeiter die Schwere der Situation verstehen muss, wird eine zu starke Konzentration auf die negativen Folgen ihn nur weiter entmutigen und demotivieren. Stattdessen sagte David, dass Ihr Mitarbeiter verstehen sollte, dass Sie den Plan umsetzen, weil Sie wirklich in seinen Erfolg im Unternehmen investiert sind.

"Machen Sie deutlich, dass Sie beabsichtigen, dass sie durch diesen Prozess ein Teil des zukünftigen Teams werden können", sagte er gegenüber Business News Daily. "Der PIP muss spezifisch sein und eine angemessene Erfolgschance bieten."

Nächste Schritte: Soll der Mitarbeiter entlassen werden?

Wenn der Mitarbeiter am Ende des PIP-Zeitraums die Erwartungen des Plans erfolgreich erfüllt hat, gehen Sie weiter und geben Sie ihm das Gefühl, ein geschätztes Mitglied des Teams zu sein. David erinnerte die Manager daran, die Kommunikationswege offen zu halten, und empfahl, ein Follow-up-Meeting zu planen, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter weiterhin zufriedenstellende Leistungen erbringt.

Wenn der Mitarbeiter jedoch noch keine wesentlichen Verbesserungen vorgenommen hat (oder nur schlechter geworden ist), stehen Sie möglicherweise vor der schwierigen Entscheidung, ihn oder sie gehen zu lassen. Vor jeder Entlassung sollten Sie mit der Personalabteilung über die Fortschritte sprechen, die der Mitarbeiter erzielt hat oder nicht, und anhand der Planunterlagen sicherstellen, dass eine Kündigung aus wichtigem Grund möglich ist, so Cyrus.

"Die Entscheidung wird dem Manager klarer und sollte den Mitarbeiter nicht überraschen", fügte Lasater hinzu.

Wenn festgestellt wird, dass die Kündigung die richtige Antwort ist, merkte David an, dass Ihre Entscheidung endgültig sein und vom Management und der Personalabteilung genehmigt werden muss.

"Wenn Sie Ihre Arbeit als Manager bei der Entwicklung des PIP richtig gemacht haben, müssen Sie bereit sein, sich an die Konsequenzen zu halten, die im PIP für das Scheitern definiert wurden", sagte er.