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Google Apps for Business kombiniert alle Produktivitäts-Apps von Google in einem einzigen Paket. / Gutschrift: Google

Google Apps for Business ist eine solide Alternative zur Office 365-Suite von Microsoft und eine gute All-in-One-Lösung für kleine Unternehmen, die kein großes IT-Budget haben. Ein Abonnement enthält Software zum Erstellen, Bearbeiten und Bearbeiten von Dokumenten. eine gute Videokonferenz-App; Cloud-Speicher mit unbegrenztem Speicherplatz; und einen Kalender, mit dem Termine einfach geplant werden können. Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, um Google Apps for Business optimal zu nutzen.

1. Dokumente anzeigen und bearbeiten

Google Text & Tabellen ist ein voll ausgestattetes Textverarbeitungsprogramm, mit dem Sie Dokumente schreiben, bearbeiten und mit Anmerkungen versehen können. In der Zwischenzeit ist Google Sheets ein leistungsstarker Tabellenkalkulationseditor. Mit Folien können Sie Geschäftspräsentationen erstellen. Da alle drei Apps in Ihrem Internetbrowser ausgeführt werden, können Sie alle Schreib- und Bearbeitungsvorgänge ausführen, ohne spezielle Software auf Ihrem Computer installieren zu müssen. Auf diese Weise können Sie flexibler auf jedem beliebigen Computer arbeiten. Und solange Sie über eine aktive Internetverbindung verfügen, synchronisiert Google Text & Tabellen Ihre Dateien automatisch mit der Cloud, damit sie gesichert werden und immer verfügbar sind. Es funktioniert auch offline; Alle Änderungen, die Sie an einem Dokument vornehmen, werden synchronisiert, wenn Sie das nächste Mal online sind.

Google Text & Tabellen, Blätter und Folien ermöglichen auch die gemeinsame Bearbeitung. Sie können in einem einzelnen Dokument gleichzeitig mit Teamkollegen oder anderen Kollegen arbeiten, Änderungen in Echtzeit anzeigen und über den integrierten Chat kommunizieren. Mit den erweiterten Dokumenteinstellungen können Sie den Zugriff auf das Bearbeiten, Anzeigen und Kommentieren der einzelnen Dokumente optimieren.

2. Kalender

Google Kalender ist ein zuverlässiges Tool, mit dem Ihr Team Projekte planen, Termine koordinieren und Besprechungen planen kann. Durch das Abonnieren von Google Apps for Business werden neue Funktionen hinzugefügt, die Ihr Team produktiver machen. Für den Anfang können Sie einen freigegebenen Kalender verwenden, um Konferenzräume und freigegebene Geräte wie Projektoren zu durchsuchen und zu reservieren, indem Sie sie einfach einem Kalenderereignis hinzufügen.

Mit Google Kalender können Sie auch Besprechungen ganz einfach planen, da Sie andere Benutzer auf einfache Weise über Ihre Verfügbarkeit informieren können. Sie können auch schnell die Verfügbarkeit von Mitarbeitern überprüfen und sogar mehrere Kalender in einer einzigen Ansicht überlagern, um festzustellen, wie sich Ihre Zeitpläne überschneiden. Darüber hinaus erleichtert Google die Migration von anderen Geschäftskalendern mit Tools zum Importieren von Terminen und Ereignissen aus Exchange, Outlook und iCal.

3. Cloud-Speicher

Google Drive ist eine solide Cloud-Speicherplattform, mit der Sie Ihre Dateien und Dokumente sichern und später über jedes mit dem Web verbundene Gerät darauf zugreifen können. Wenn Sie sich für ein einzelnes Google Drive-Konto anmelden, erhalten Sie 15 GB Speicherplatz pro Nutzer. Sie können jedoch etwas mehr bezahlen, um zusätzlichen Speicherplatz und zusätzliche Funktionen hinzuzufügen. [Google for Business: Ein Leitfaden für Kleinunternehmen]

Ein Basisabonnement bietet 30 GB Speicherplatz für jeden Benutzer für 5 USD pro Benutzer und Monat. Gegen einen Aufpreis von 5 USD pro Nutzer und Monat erhalten Sie Zugriff auf Google Vault, ein Tool zur Archivierung und Dokumentensuche. Als Bonus erhalten Sie außerdem unbegrenzten Speicherplatz für alle Ihre Mitarbeiter. Mit einer Summe von nur 10 US-Dollar pro Nutzer und Monat entspricht dies etwa dem halben Preis der größten Speicheroption von Google, die nur 1 TB Speicher für jeden Nutzer zur Verfügung stellte. Für die kleinsten Unternehmen gibt es eine Einschränkung: Unternehmen mit weniger als fünf Mitarbeitern sind weiterhin auf 1 TB pro Benutzer beschränkt.

Google Apps for Business erweitert Google Drive um neue Funktionen. Sie haben beispielsweise mehr Möglichkeiten, Berechtigungen zum Herunterladen, Anzeigen, Bearbeiten oder Kommentieren von Dokumenten zu erteilen. Darüber hinaus erhalten Sie Zugriff auf integrierte Google Drive-Apps wie DocuSign zum digitalen Signieren von Dokumenten und Smartsheets für das Projektmanagement.

4. E-Mail

Google Mail ist bereits einer der besten Webmail-Dienste. Die Anmeldung bei Google Apps for Business eröffnet Fachleuten jedoch eine Vielzahl neuer Funktionen. Für den Anfang können Sie professionelle E-Mail-Adressen für alle Ihre Mitarbeiter im Format [email protected] erstellen. Dies ist ein großes Plus für kleine Unternehmen, die im Internet professioneller auftreten möchten.

Zu den weiteren Vorteilen für Geschäftsbenutzer gehört die doppelte Speicherung von persönlichen Google Mail-Konten: 30 GB pro Benutzer anstelle von 15 GB. Das heißt, Sie müssen sich nie darum kümmern, eine wichtige Nachricht zu löschen. Google Apps for Business eliminiert auch Werbung in Google Mail und bietet ein Tool zum Synchronisieren Ihrer E-Mails, Ereignisse und Kontakte zwischen Microsoft Outlook und Ihrem Google-Konto. Wenn Sie lieber einen Desktop-E-Mail-Client anstelle eines Webportals verwenden, ist Google Mail mit Microsoft Outlook, Apple Mail und Mozilla Thunderbird kompatibel.

5. Videokonferenzen

Die kostenlose Version von Google Hangouts ist eine anständige Lösung für Eins-zu-Eins-Videokonferenzen. Ein Abonnement für Google Apps for Business eröffnet jedoch neue Möglichkeiten. Sie können jedem Meeting in einem freigegebenen Kalender einen Hangout hinzufügen, sodass Mitarbeiter, Mitarbeiter und Kollegen mit einem einzigen Klick an Ihrer Videokonferenz teilnehmen können.