2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-05-24 11:14
E-Mail ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Geschäftsbetriebs. Es ist oft die beste und am wenigsten aufdringliche Art, mit Mitarbeitern, Kollegen und Mitarbeitern zu kommunizieren. Aber wenn E-Mail so wichtig ist, sollten Sie überlegen, bevor Sie einen E-Mail-Dienst für Ihr Unternehmen auswählen. Da nicht alle E-Mail-Plattformen gleich sind, ist es wichtig, eine mit den von Ihnen benötigten Funktionen auszuwählen. Gleichzeitig möchten Sie vermeiden, dass Funktionen überbezahlt werden, die Sie nicht benötigen. Hier sind fünf Faktoren zu berücksichtigen, bevor Sie sich für eine E-Mail-Plattform für Ihr Unternehmen entscheiden.
1. Kostenlos oder bezahlt?
Das einzige, was Sie mit einem kostenlosen Webmail-Dienst nicht bekommen können, ist die Möglichkeit, den Namen Ihrer Marke als Teil Ihrer E-Mail-Adresse zu verwenden. Wenn Sie sich beispielsweise für ein kostenloses Google Mail-Konto registrieren, erhalten Sie eine E-Mail-Adresse wie [Benutzername] @ gmail.com. Wenn Sie jedoch Google Apps for Business abonnieren, können Sie eine E-Mail-Adresse sichern, die [Nutzername] @ [IhrGeschäft].com lautet. In den meisten Fällen müssen Sie bereits eine eigene Web-Domain besitzen, um sie als Teil Ihrer E-Mail-Adresse zu verwenden. Die Registrierung einer Domain kann jedoch nur 10 US-Dollar pro Jahr kosten. Bei anderen Diensten wie Microsoft Office 365 erhalten Sie Ihren eigenen Domainnamen, ohne dass zusätzliche Hosting-Gebühren anfallen.
Ob es für Sie (und Ihre Mitarbeiter) wichtig ist, eine Marken-E-Mail-Adresse zu haben, liegt letztendlich bei Ihnen. Eine E-Mail-Adresse, die Ihren eigenen Domainnamen enthält, kann möglicherweise die wahrgenommene Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens steigern. Andererseits ist eine generische E-Mail-Adresse für die kleinsten Unternehmen möglicherweise in Ordnung, insbesondere wenn Sie Einzelunternehmer sind.
2. Speicherplatz
Natürlich ist eine Marken-E-Mail-Adresse nicht der einzige Vorteil eines kostenpflichtigen E-Mail-Dienstes. Bezahlte Plattformen bieten viele weitere Vorteile, wie den erweiterten Cloud-Speicher für E-Mails und andere Dateien. Viele kostenlose E-Mail-Dienste bieten nur begrenzten Speicherplatz und zwingen Sie zum Löschen von Nachrichten, wenn Ihr Posteingang voll ist. Wenn Sie ein kleines Unternehmen betreiben, das stark auf E-Mails angewiesen ist und Nachrichten lieber archivieren als löschen, kann Ihr Posteingang schnell voll werden. Wenn Sie einen kostenpflichtigen Dienst abonnieren, können Sie auf einen viel größeren Posteingang zugreifen.
Es gibt noch einige andere Bedenken, die berücksichtigt werden müssen. Beispielsweise variiert die maximale Größe eines E-Mail-Anhangs stark zwischen den verschiedenen Diensten. Bei einigen Diensten werden Anhänge auf 10 GB begrenzt, bei anderen können Sie große Dateien mit bis zu 300 GB oder mehr senden, sofern die Datei bereits in die Cloud hochgeladen wurde.
3. Sicherheit
Unabhängig davon, ob Sie für E-Mails bezahlen oder einen kostenlosen Service nutzen, Sie möchten eine strenge Sicherheit für Ihren Geschäftseingang - insbesondere, wenn Ihr Unternehmen den Austausch von Daten privater Kunden umfasst. Andere sensible Daten können an Ihr E-Mail-Konto angehängt werden, z. B. Bankkontonummern und Steuererklärungen. Noch wichtiger als bei Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse ist es, Cyberkriminelle von Ihrem Geschäftskonto fernzuhalten.
Bevor Sie sich für einen E-Mail-Dienst entscheiden, sollten Sie nach vernünftigen Sicherheitsmaßnahmen wie Spam- und Phishing-Filtern suchen. Die Unterstützung der Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ebenfalls wichtig. Die Funktion hilft, Außenstehende von Ihrem Posteingang fernzuhalten, indem Benutzer zwei Informationen zur Anmeldung benötigen. Die erste ist Ihr reguläres Kennwort und die zweite ist ein frisch generierter Code, der entweder an Ihr Mobiltelefon oder an eine zweite E-Mail-Adresse gesendet wird. Zu den weiteren zu überprüfenden Sicherheitsfunktionen gehören integrierte Antivirenmaßnahmen, um Malware von Ihrem Computer fernzuhalten. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie viele Anhänge herunterladen.
4. Tools für die Zusammenarbeit
Eine gute geschäftliche E-Mail-Plattform erleichtert Ihnen die Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern oder Kollegen. Zu den besten Plattformen gehören Tools für die Zusammenarbeit. Beispielsweise enthalten Dienste wie Google Mail und Outlook einen integrierten Kalender als Teil Ihres E-Mail-Posteingangs. Und in wenigen einfachen Schritten können Sie Ihren Kalender für andere freigeben, damit diese ihn im Handumdrehen anzeigen und bearbeiten können. Das kann bei der Planung und Zusammenarbeit sehr hilfreich sein.
E-Mail-Threading ist eine weitere Funktion, mit der Sie mit Kollegen zusammenarbeiten können. Threaded-E-Mails erleichtern das Verfolgen langer Austauschvorgänge, da Antworten nacheinander in einem einzigen Thread angezeigt werden, anstatt in der Reihenfolge ihres Eingangs im Posteingang verteilt zu werden.
5. Bonusfunktionen
Wenn Sie einen E-Mail-Dienst gefunden haben, der alle Grundlagen abdeckt, suchen Sie nach zusätzlichen Funktionen, die Ihre Produktivität steigern können. Beispielsweise enthalten einige Plattformen wie und Outlook einen integrierten Video-Chat. Dies bedeutet, dass Sie einen einzigen Dienst für den Austausch von Nachrichten und für Besprechungen aus der Ferne verwenden können, um Ihre täglichen Abläufe einfacher und effizienter zu gestalten.
