Anonim

Eine Rechnung sollte die Informationen des Käufers und Verkäufers sowie Werbebuchungen zu bestimmten Produkten und Dienstleistungen enthalten. / Kredit: Friedrichan | Shutterstock

Unabhängig davon, ob Sie ein unabhängiger Auftragnehmer oder ein Kleinunternehmer sind, der sich auf den Verkauf von Dienstleistungen und Ausrüstungen spezialisiert hat, müssen Sie wahrscheinlich wissen, wie Sie eine Rechnung erstellen, um die erbrachten Dienstleistungen und fälligen Zahlungen zu skizzieren. Rechnungen dienen als Form der Geschäftstransparenz und vermitteln dem Käufer ein Gefühl des Vertrauens. Wenn ein Unternehmen, von dem es regelmäßig Dienstleistungen erwirbt, eine Rechnung mit einer Aufschlüsselung der durchgeführten Aktivitäten und der damit verbundenen Kosten sendet, können die Verbraucher sicher sein, wofür sie belastet werden und wie sie den Restbetrag bezahlen können.

Best Practices für die Rechnungsformatierung

Das Formatieren einer Rechnung in einem Dokument ist ähnlich einfach wie bei einem Geschäftsbriefkopf. In der Hauptstruktur der Rechnung sollte klar angegeben sein, wer wen abrechnet, wie der Empfänger Sie bei Fragen oder Zahlungsübermittlungen kontaktieren kann und wie er diese Rechnung von anderen identifizieren kann, wenn diese regelmäßig mit Ihnen Geschäfte tätigen.

Geben Sie den Zweck des Dokuments an

Stellen Sie klar, dass dies eine Rechnung für die Einziehung eines ausstehenden Betrags für erbrachte Dienstleistungen ist. Um so schnell wie möglich an Geld zu kommen, stellen Sie sicher, dass der Empfänger weiß, dass dies nicht für die Aufzeichnung vorgesehen ist und eine sofortige Zahlung erforderlich ist.

Ihre Unternehmensinformationen

Fügen Sie Ihr Logo und Ihre Unternehmensinformationen oben ein, um klar zu kennzeichnen, wer die Rechnung sendet, sowie relevante Informationen, die Sie benötigen, um sich bei Fragen an den Empfänger zu wenden. Dazu gehören Telefonnummer, Website-Adresse, physikalische Adresse und E-Mail.

Käuferinformationen

Geben Sie die Zahlungsinformationen des Käufers an, um anzugeben, von wem die Zahlung des Rechnungsbetrags erwartet wird.

Rechnungsreferenz

Fügen Sie zusätzliche Referenzinformationen für eine ordnungsgemäße Rechnungsverfolgung hinzu, z. B. eine Rechnungsnummer und ein Rechnungsdatum.

Rechnungsbetrag

Geben Sie den vollständigen Rechnungsbetrag zusammen mit Steuern und zusätzlichen Informationen zu den Werbebuchungen an.

Zahlungsmöglichkeiten

Teilen Sie den Käufern mit, mit welchen Methoden sie ausstehende Beträge begleichen können und ob Sie Teilzahlungen akzeptieren. Geben Sie an, wann die vollständige Zahlung erwartet wird, z. B. 30 Tage nach dem ursprünglichen Rechnungsdatum.

Angabe des Gesamtbetrags und der Zahlungsbedingungen

Der gesamte Zweck der Rechnung besteht darin, die Kosten der Dienstleistungen zu ermitteln und anzugeben, wie der Empfänger den Restbetrag bezahlen kann. Rechnungen sollten die gesamten Kosten einer Rechnung in Positionen oder die einzelnen Dienstleistungen oder Produktkäufe aufteilen, die die Endkosten ausmachen. Jede Position gibt die erbrachte Leistung oder das gekaufte Produkt an und listet die damit verbundenen Kosten auf. Am Ende der Rechnung befindet sich der Gesamtbetrag der Zahlung, der die Kosten jeder einzelnen Position zusammen mit der Steuer zusammenfasst.

Neben der Angabe der erbrachten Leistung und der damit verbundenen Kosten enthalten einige Rechnungen auch zusätzliche Informationen, z. B. das Datum der Leistungserbringung, die Arbeitsstunden und die stündlichen oder Einzelkosten, die die Gesamtkosten der Werbebuchung beeinflussen.

Wenn Sie Services stundenweise in Rechnung stellen, geben Sie den Stundensatz an und multiplizieren Sie ihn mit den Gesamtstunden, die Sie für die Ausführung des Services aufgewendet haben. Der Verkauf von Gegenständen würde auf ähnliche Weise funktionieren, allerdings mit einem Preis pro Gegenstand.

Beispielsweise würde ein Rasenpflegeunternehmen einem Gewerbeobjekt die Kosten für die laufende Rasenpflege in Rechnung stellen. Anstatt einfach die Pauschalgebühr von 250 USD pro Besuch anzugeben, würden sie diese Kosten auch aufschlüsseln, um anzuzeigen, dass das Mähen acht Stunden Arbeit mit 20 USD pro Stunde für insgesamt 200 USD in Anspruch nahm. Zusätzlich wurden fünf Pfund Dünger auf den Rasen aufgetragen, und zwar zu einem Preis von 10 US-Dollar pro Pfund für insgesamt 50 US-Dollar. Die Gesamtsumme beträgt dann 250 US-Dollar.

Rechnungen enthalten auch eine Erklärung über oder unter dem Zahlungsbetrag, aus der hervorgeht, welche Zahlungsarten zulässig sind. Identifizieren Sie die akzeptablen Zahlungsarten und geben Sie an, wie die einzelnen Zahlungsmethoden zu bezahlen sind. Einige Rechnungen enthalten einen abnehmbaren Bereich am unteren oder oberen Rand des Dokuments, in dem Kreditkarteninformationen auf das Papier geschrieben und gegen Entgelt an den Verkäufer zurückgeschickt werden können.

Rechnungsvorlagen

Das Erstellen einer Rechnung von Grund auf ist zeitaufwändig und sieht möglicherweise nicht so professionell aus, wie Sie möchten. Anstatt Ihre eigene Rechnung zu erstellen, sind viele Vorlagen online zum kostenlosen Download verfügbar. Geben Sie nach Erhalt einer Vorlage die angegebenen Daten ein, um eine vollständige Rechnung zu erstellen. Die Microsoft Office-Website enthält viele kostenlose Rechnungsvorlagen mit einer Vielzahl von Layouts und Designs, die die meisten Unternehmen ansprechen. Vorlagen finden Sie auch in Google Text & Tabellen und in Open Office.