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Gantt-Diagramme helfen bei der Überwachung des Projektfortschritts. / Kredit: Paul Barnwell | Shutterstock

Gantt-Diagramme oder Gantt-Diagramme sind Projektmanagement-Tools zum Analysieren und Planen von Projekten. Ein Gantt-Diagramm ist eine grafische Darstellung des zeitlichen Verlaufs in Abhängigkeit von der Dauer von Aufgaben und hilfreich bei der Überwachung des Projektfortschritts. Einfach ausgedrückt ist ein Gantt-Diagramm ein Balkendiagramm, das den Zeitplan eines Projekts einschließlich der Start- und Enddaten der Projektelemente darstellt.

Das Gantt-Diagramm wurde 1917 von Henry L. Gantt, einem amerikanischen Ingenieur und Sozialwissenschaftler, entwickelt und ist ein horizontales Balkendiagramm, mit dem bestimmte Aufgaben in einem Projekt verfolgt werden können. Einfache Gantt-Diagramme können auf Millimeterpapier erstellt werden, oder komplexere automatisierte Diagramme können mithilfe von Projektmanagement-Apps wie Microsoft Project, SharePoint oder Excel erstellt werden. Gantt-Diagrammvorlagen können online gefunden werden. Laut unserer anderen Website, Business.com, sind Clarizen, AtTask und Tenrox verschiedene Best Picks für Online-Projektmanagement-Tools für kleine Unternehmen. Die monatlichen Kosten für diese Tools betragen 24, 95 USD, 39, 95 USD bzw. 38, 95 USD. [Vollständige Rezension lesen]

Ein Gantt-Diagramm mit einem einfachen Wochenplan. Bildnachweis: John T. Takai Shutterstock

Bei der Planung eines Gantt-Diagramms sind bestimmte Aktivitäten davon abhängig, dass andere Aktivitäten zuerst abgeschlossen werden. Diese als "sequentielle" oder "lineare" Aufgaben bekannten Aufgaben müssen ausgeführt werden, bevor andere Aufgaben beginnen können. Ein Beispiel wäre die Erstellung von Sicherheiten - dies muss erfolgen, bevor mit der Verteilung von Sicherheiten begonnen werden kann. Andere Aktivitäten, die nicht in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen, sind "parallele" Aufgaben. Obwohl sie nicht in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen, müssen manchmal zuerst andere Aufgaben ausgeführt werden.

Erstellen Sie vor dem Erstellen des Diagramms eine Liste aller Aktivitäten im Plan, die geschätzte Zeitdauer und ob sie parallel oder sequentiell sind. Zeigen Sie, von welchen Phasen sie abhängen. Verwenden Sie dazu am besten eine Tabelle, damit Ihre Aufgaben organisiert bleiben.

Jetzt können Sie die Karte erstellen. Ein Gantt-Diagramm enthält eine horizontale Achse, die die Zeitspanne des Projekts darstellt und in Schritten von Tagen, Wochen oder Monaten unterteilt ist. Die vertikale Achse repräsentiert die Aufgaben, die für das Projekt ausgeführt werden müssen. Die horizontalen Balken unterschiedlicher Länge repräsentieren die Zeitspanne für jede Aufgabe. Bei der Ausarbeitung eines Vorschlags kann die erste Aufgabe beispielsweise "Forschung betreiben" sein, die sich am oberen Rand der vertikalen Achse befindet. Zeichnen Sie in der Grafik einen Balken, der die Zeit angibt, die Sie für die Untersuchung erwarten.

Ein Gantt-Diagramm mit einem vierphasigen vierwöchigen Projektplan. Bildnachweis: John T. Takai Shutterstock

Geben Sie die anderen Aufgaben unter "Forschung durchführen" ein und zeichnen Sie repräsentative Balken für die Zeit, die Sie voraussichtlich dafür aufwenden werden. Balkenspannen können sich überlappen. Beispielsweise können Sie Recherchen durchführen, während Sie sich für ein Budget entscheiden, und diese Balkenbereiche überschneiden sich. Wenn das Gantt-Diagramm ausgefüllt ist, können Sie jetzt die Ressourcen für die verschiedenen Aktivitäten und den Zeitplan überprüfen, um sicherzustellen, dass das Projekt selbst ausführbar ist. Das Gantt-Diagramm bietet einen umfassenden Überblick über das Projekt und eine allgemeine Perspektive für die Projektmanager.

Im weiteren Verlauf des Projekts können verschiedene Farben, Pfeilspitzen oder andere Markierungen hinzugefügt werden, um den Status von Aufgaben anzuzeigen, z. B. teilweise oder vollständig abgeschlossen. Mit dem Gantt-Diagramm können Benutzer den Projektfortschritt auf einfache Weise überwachen. Es ist leicht einzusehen, was zu einem bestimmten Zeitpunkt hätte erreicht werden sollen, und wenn Aufgaben so geplant sind, dass sie Termine verpassen, können Abhilfemaßnahmen ergriffen werden, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.